1894-2016 : 122 ans pour classer des archives !
Voilà chose faite, les archives de la commune de BERTHOUVILLE ont été triées, classées et conservées selon les instructions ministérielles pour les archives des collectivités territoriales.
Un travail minutieux qui a permis aux élèves de l’école de la commune de venir travailler à la mairie en 2018 sur des documents concernant la période de la guerre de 1914-1918, à l’occasion du Centenaire.
L’archivage : une obligation légale pour les communes
Les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles.
Le maire est pénalement responsable des archives de sa commune et doit procéder après chaque élection municipale à un récolement, qui permettra de contrôler la présence des documents principaux.
Il doit s’assurer que les locaux de conservation sont sains, qu’aucune archive ne sort des locaux municipaux et qu’aucune élimination n’est faite sans autorisation préalable des Archives départementales.
Pour répondre à ces exigences réglementaires, le maire peut compter sur les Archives départementales qui exercent un rôle de conseil et de contrôle scientifique et technique.
Récolement des archives après les élections municipales
Après l’élection, « le maire sortant et le maire entrant » doivent remplir obligatoirement un récolement (ou liste) suivi d’un procès- verbal des documents anciens et récents présents en mairie.
Ils en prennent ainsi officiellement la responsabilité.
Au-delà de l’aspect réglementaire, le moment du récolement est l’occasion, souvent unique, pour l’élu de vérifier de visu les conditions matérielles dans lesquelles sont conservées les archives anciennes et récentes et leur état de classement. Il pourra, ensuite en toute connaissance de cause mettre en œuvre les mesures nécessaires au bon archivage des dossiers